En los últimos años el avance de la tecnología está permitiendo el desarrollo de grandes proyectos innovadores y, sobre todo, mejorar muchos procesos dentro de las empresas. Aspectos como la Inteligencia Artificial, el machine learning o el Big Data suponen un gran avance para su crecimiento y sobre todo para que la innovación siga su camino dentro de ellas. La aplicación de las nuevas tecnologías, más allá de su aplicación en el core de nuestro proyecto, son grandes aliadas para procesos cotidianos que pueden hacer más sencillos aquellos trámites que es necesario tener en cuenta para el buen funcionamiento de la entidad pero a los que no podemos dedicar tanto tiempo como desearíamos.
En este sentido, entra en acción ese aprendizaje automático que nos proporciona la tecnología, sobre todo el software, y en este caso el tema que nos ocupa en este post: la Automatización Robótica de Procesos, conocida como Robotic Process Automation o RPA.
¿En qué consiste la Automatización Robótica de Procesos RPA?
La Automatización Robótica de Procesos o RPA es un método que permite automatizar procesos de negocio y definir un conjunto de instrucciones para que un robot o bot las ejecute. Los bots RPA son capaces de imitar la mayoría de las interacciones entre las personas y los ordenadores para llevar a cabo un gran volumen de tareas, y a una gran velocidad, sin errores, proporcionando así niveles mucho más altos de calidad y productividad dentro de la estrategia de transformación digital de las empresas.
Además permite una reducción de costes operativos mediante la automatización de tareas rutinarias complejas, procesos y datos empresariales e incluso un aumento de la satisfacción del cliente aplicando procesos más fluidos a través de aplicaciones que ofrecen a los usuarios una mejor experiencia de cliente.
Principales herramientas de RPA
Actualmente, dado el gran avance tecnológico en este área, existen numerosas herramientas que podemos implementar en las empresas para llevar a cabo esta automatización de los procesos, una de las claves principales para elegir entre una u otra es el presupuesto con el que cuentan las distintas empresas. Pero también influye en esta decisión la escalabilidad de dichas herramientas, su grado de integración o como veremos más adelante su grado de seguridad, uno de los factores principales cuando hablamos de nuevas tecnologías dentro de las organizaciones.
En el caso de las herramientas podemos destacar dos que ganan en popularidad y una que permite una mayor integración debido al software que utiliza y que utilizan la mayoría de las empresas a nivel nacional. En cuanto a popularidad destacan dos: Uipath y Blue Prism.
UiPath es una de las más conocidas y que cuenta con una gran comunidad a nivel usuario y a nivel de desarrolladores lo que supone una gran ventaja a la hora de utilizarla y resolver los problemas de uso más comunes. Esta herramienta ofrece una amplia gama de funcionalidades que además permiten una gran escalabilidad pero a su vez gracias a su facilidad de uso permite abarcar desde los procesos más sencillos hasta los más complejos que además ofrece escalabilidad adaptándose a las necesidades y crecimiento de cualquier entidad. Por su parte, Blue Prism ofrece también esa flexibilidad y escalabilidad que las empresas demandas pero destaca, según los expertos, por estar enfocada en aspectos más englobados en ciberseguridad, como la auditoría y el control de acceso.
En cuanto a usabilidad pero sobre todo a integración, destaca Microsoft Power Automate, ya que como la primera palabra sugiere permite integrarse con el resto de productos de Microsoft permitiendo así una mejor usabilidad por parte de los empleados y una mejor automatización de cualquier flujo de trabajo o actividad. Además puede integrarse con otras aplicaciones como Slack o Mailchimp y como muchos de los productos del gigante Microsoft cuenta con una interfaz amigable e intuitiva.
Beneficios para el desarrollo de las empresas
Gracias a las posibilidades que ofrece la RPA podemos considerarla como una herramienta fundamental para determinados ámbitos dentro de las empresas y sobre todo dentro de los proyectos más innovadores en cualquier sector. Como siempre, tener de aliada a la tecnología hará que nuestro día a día sea mucho más fácil, aumentando la rentabilidad de nuestro negocio, reduciendo los costes operativos al eliminar la repetición de trabajos y operaciones dentro de la empresa, mejorando así la calidad de los procesos y obteniendo datos mucho más precisos que nos ayudarán a mejorar la toma de decisiones.
Ir de la mano de esta tecnología generará una mayor versatilidad y rapidez lo que permite a los equipos centrarse en los procesos clave para el desarrollo del negocio, dejando en manos de la tecnología los procesos más automáticos, a la vez importantes en el desarrollo del proyecto.
Más allá de la rentabilidad y la versatilidad que puede ofrecer en el día a día de las organizaciones, la RPA se convierte también en una arma valiosa para la crisis de talento que se ha acentuado en algunos sectores, fundamentalmente aquellos que dependen dentro de su estructura de las nuevas tecnologías.
Gracias a la Automatización de Procesos, fundamentalmente de aquellos procesos dentro de las corporaciones que sean más básicos los equipos pueden centrarse en aquellas tareas y procesos de alta calidad y rendimiento, que como comentábamos, son el verdadero core de muchos proyectos innovadores. Automatizando estos procesos más básicos se pueden crear entornos de trabajo innovadores que atraerán a las mentes más brillantes, dejando las tareas rutinarias en manos de la tecnología.
La ciberseguridad, más presente que nunca
Como hemos visto anteriormente, la RPA ofrece grandes ventajas para la gestión organizativa de las empresas, suponiendo una herramienta clave de la mano de las nuevas tecnologías. Sin embargo, junto con estos beneficios, esta nueva herramienta también entraña algunos riesgos por lo que es necesario tenerlos conocerlos y tenerlos en cuenta antes de su implantación.
Fundamentalmente, y sabiendo que se trata de una nueva herramienta tecnológica, es necesario tener presente la seguridad. Si adoptamos esta nueva tecnología en nuestra entidad estamos incorporando una nueva vía de ciberataque por lo que el aspecto de la ciberseguridad es de vital importancia. La utilización de bots que requieren acceso a determinadas partes de los sistemas tanto para iniciar sesión en determinados softwares o CRMs que permiten copiar y pegar datos que se comparten una y otra vez para realizar determinadas tareas y es ahí donde los ciberdelincuentes están esperando para poder atacar de forma online los datos de la entidad y de sus clientes, por ello, proteger las credenciales y los permisos utilizados por esta herramienta es un paso primordial en la protección de los flujos de trabajo de RPA.
Las herramientas de RPA abren un nuevo mundo a grandes, medianas y pequeñas empresas ofreciendo un gran abanico de posibilidades de crecimiento. ¿Y tú, cuentas con alguna herramienta de automatización robótica de procesos?, ¿Te han servido de gran utilidad de forma organizativa dentro de tu entidad? Comparte con nosotros en comentarios o a través de nuestras redes sociales tu punto de vista. ¡Te escuchamos!